Asiakirjoja voi toimittaa tuomiokapituliin tuomalla ne aukioloaikoina virastoon tai lähettämällä ne postitse, sähköpostitse tai telefaksina. Espoon hiippakunnan tuomiokapitulin kirjaamon sähköpostiosoite on espoo.tuomiokapituli@evl.fi.

Asiakirjojen lähettäminen tuomiokapituliin on lähettäjän vastuulla. Asiakirjojen kirjaamiseen liittyviä asioita voi tiedustella tuomiokapitulin keskuksesta (09) 805 080 viraston aukioloaikoina.

Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä viranomaisella ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä (Laki sähköisestä asioinnista 3.luku 9 §).

Hallintoasian voi aina laittaa vireille ilman allekirjoitusta. Tuomiokapituli edellyttää asiakirjan allekirjoittamista, mikäli asian käsittely vaikuttaa henkilön oikeuksia vähentävästi. Tällaisia ovat esim. virkavapaudet ja eroanomukset. Allekirjoitusta ei vaadita tavanomaisiin anomuksiin tai pyyntöihin. Mikäli asian laatu tai asiakirjan eheys vaatii allekirjoitusta, on asiakirja myöhemmin täydennettävä allekirjoituksella. Tällöin tuomiokapituli pyytää erikseen asiakirjan täydentämistä. Telekopiona lähetettyä asiakirjaa pidetään aina allekirjoittamattomana.

Sähköisten viestien tietoturva

Toistaiseksi asiakirjojen lähettäminen tuomiokapitulin kirjaamoon salatussa muodossa ei ole mahdollista. Tästä syystä salaista tai salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjoja ei tule toimittaa tuomiokapituliin sähköpostilla.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Asiakirjat suositellaan lähetettävän asiakirjamuotoisina sähköpostin liitetiedostoina. Ellei se ole mahdollista, asiakirjan voi kirjoittaa sähköpostiviestiin. Mikäli liitettä ei saada avattua, lähettäjään otetaan yhteyttä.