Tulostettava versio

Hakemusten vastaanottaminen ja käsittely

Hakemuksen on oltava perillä hakuajan päättymiseen mennessä. Hakemuksia voidaan ottaa vastaan myös sähköisessä muodossa seurakunnan viralliseen osoitteeseen. Sähköpostin liitetiedostona ei voida toimittaa nimikirjaotetta tai virkatodistusta, jotka molemmat edellytetään alkuperäisinä. Hallintolain mukaisesti hakemuksia voi täydentää myös hakuajan päättymisen jälkeen. Tehtävään edellytettävä kelpoisuus tulee kuitenkin olla täytettynä ennen hakuajan päättymistä. Tästä poiketen kielitaito voidaan osoittaa hakuajan päättymisen jälkeen suoritetulla kielikokeella.

Hakuajan päätyttyä tarkastetaan, että hakupaperit sisältävät tarpeelliset liitteet. Jos hakemus on puutteellinen, on hyvän hallinnon mukaista kehottaa kirjallisesti hakijaa toimittamaan puutteelliset liitteet. Täydennyspyyntö on hyvä tehdä kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla. Hakijoita on syytä muistuttaa, että liitteiden toimittamatta jättäminen ei estä asian käsittelyä.

Hakemusten julkisuus

Virka- tai työhakemus, joka on luonteeltaan viranomaiselle asian käsittelyä varten toimitettu asiakirja, on julkinen heti saavuttuaan viranomaiselle. Jokaiselle on pyydettäessä annettava hakemusten julkiset tiedot, joita ovat hakijan nimi, ikä, (työ)kokemus ja muu kelpoisuus (koulutus). Tiedot on annettava, vaikka hakija olisi esittänyt toivomuksen, että hänen nimeään ei anneta julkisuuteen. Jos on kysymys lehdistön tiedustelusta, tämä toive on syytä välittää.

Hakemusasiakirjat sisältävät usein salassa pidettävää tietoa, jota viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukaan saa paljastaa. Julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä tietoja saavat käsitellä vain valinnan tekevät luottamushenkilöt sekä ne viranhaltijat, joiden tehtäviin asiakirjojen käsittely kuuluu.

Salassa pidettäviä ovat hakijan itsestään antamat tiedot poliittisesta vakaumuksesta, yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, yhdistystoiminnasta, vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista, samoin seurakunnan laatimat henkilöarvioinnit.

Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella eli tässä tapauksessa hakijalla on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.  Hakijoilla on salassapitovelvollisuus niiden tietojen osalta, joita he viran hakijoina ovat seurakunnalta saaneet.

Hakijoista laadittuun yhteenvetoon on syytä sisällyttää vain julkisia tietoja, joita ovat hakijoiden nimet, iät, koulutus ja työkokemus. Jos hakijayhteenvedossa on salassa pidettäviä tietoja, sitä ei voi antaa sellaisenaan hakijatietoja pyytävälle.