Uusien ja määräaikaisten pappien henkilöstöhallintoon liittyy monia erityiskysymyksiä. Määräaikaisissa virkasuhteissa olevien henkilöitten työssäjaksaminen ja motivaatio kuormittuu usein hälyttävästi.Vastavihityillä papeilla on virkauransa alussa tiettyjä kuormittumispaineita, joita voi helpottaa hyvillä henkilöstöhallinnon ratkaisuilla. Niillä tuetaan yksittäisen työntekijän jaksamista sekä lisäksi koko työyhteisön hyvinvointia. Tämän muistion tarkoituksena on kirjata uusien ja määräaikaisten pappien hyvään hallintoon liittyviä kysymyksiä, yksityiskohtia ja joitakin menettelyohjeita.

Virkamääräysten suunnittelu

Osa papinvirkojen sijaisuuksista tulee kaikkien osapuolten tietoon varsin myöhään. Tällaisia ovat ennen kaikkea sairauslomat ja vanhempainvapaat.

Muilta osin seurakunnan pappistyövoiman tarvetta tulisi suunnitella ja seurata pitkäjänteisesti. Seurakunnan taloutta suunnitellaan nykyään kolme vuotta etukäteen. Suunnittelujaksoon tulisi sisältyä myös määräaikaisten virkasuhteitten jatkumista koskevat asiat ja tehdä niihin liittyvät päätökset riittävän ajoissa. Mikäli virkamääräyksen jatko on sidottu talousarvioon, jatkopäätös olisi hyvä tehdä 9 - 12 kk ennen virkamääräyksen lakkaamista. Tämä toisi viranhaltijalle riittävästi ennakoidun päätöksen.

Kokemus on osoittanut, että työtekijä alkaa hakeutua muihin tehtäviin sen jälkeen kun virkamääräystä on jäljellä alle puoli vuotta. Uhka virkamääräyksen päättymisestä kuluttaa työntekijää ja työyhteisöä turhaan, mikäli päätös tehtävän jatkumisesta olisi mahdollista tehdä ajoissa.

Osa-aikaisuus

Osalle työntekijöistä osa-aikaisuus sopii huonosti, osa puolestaan toivoo sitä. Osa-aikaisessa viranhoidossa keskeistä on työajan järjestely, koska määriteltyä työaikaa ei ole. Usein on välttämätöntä kirjata viran osa-aikaisuuteen kuuluvat tehtävät ja vastuut.

Yleensä työaika jaetaan siten, että työ- ja virkavapausjakso vaihtelee viikoittain: esim. 50 %:n työn yhteydessä viikko töissä ja viikko vapaalla, tai kaksi viikkoa töissä ja kaksi viikkoa vapaalla. On myös mahdollista olla kuukausi töissä ja kuukasi vapaalla. Harvemmin osa-aikaisuus jaetaan työpäivinä viikossa, mutta se voi olla käytännössä hyvä ratkaisu, mikäli osa-aikaisuuden määrä on sovitettavissa paremmin työpäivien lukumäärän kanssa (80 %, 60 % tai 40 %). Osa-aikaisuuden jakaminen tunteina päivää kohden on erittäin harvinaista eikä ehkä kovin käytännöllistäkään. Tiedossa on kuitenkin tilanteita, joissa niin on tehty. Työtuntien laskeminen on vaikeaa ennen kaikkea sen vuoksi, että papin virassa olevalla ei ole työaikaa.

Mikäli pappi otetaan seurakuntaan lyhyeksi aikaa työsopimussuhteeseen (mitä ei suositella), on työsopimussuhteinen työntekijä aina työaikalain alainen ja hänelle tulee korvattavaksi myös työaikaan liittyvät palkanlisät (ilta-, ylityö- ja viikonloppulisät).

Määräaikaisten virkamääräysten kierre

Henkilön joutuminen lyhyitten 3 - 9 kk pituisten virkamääräysten kierteeseen on raskasta, mikäli sitä jatkuu 2 - 4 vuotta. Määräaikaisissa virkasuhteissa on vaikea asettua asumaan johonkin paikkaan ja tehdä lainaa vaativia kodin hankintoja sekä muitakin sitoumuksia. Luottokelpoisuus ylipäätään on epävarma. Elämän henkinen epävarmuus on kuluttavaa ja jo sinällään tekee työstä raskaampaa kuin se muutoin olisi. Sen vuoksi olisi tärkeää, että yksittäisen viranhaltijan osalta lyhyet virkamääräykset saataisiin kohtuullisessa ajassa loppumaan.

Työhön perehdyttäminen

Uusien pappien ammattitaitoon kohdistuu suuria odotuksia. On kuitenkin epärealistista odottaa, että nuori tai määräaikainen pappi voisi täyttää kovin suuria vaatimuksia. Jo motivoituminen lyhyeen määräaikaisuuteen on haastavaa. Tällaisessa tilanteessa hyvä perehdytys papin tehtäviin ja muunkinlainen kuin pelkästään papin teknisten taitojen ohjaaminen on erittäin tärkeätä. Vastuu perehdyttämisestä on viime kädessä kirkkoherralla. Hänen on hyvä pohtia seu­ra­kun­nan pappisresurssien ja seurakun­nan tavoitteitten vas­taavuutta silloin, kun seurakun­nassa on uusi tai määräaikainen pappi.

Työhön perehdyttämisellä tarkoitetaan suunnitelmallisesti toteutettua ja oh­jat­tua prosessia, jossa työuraansa seurakunnassa aloittava pappi tutustuu työhönsä, työ­ympäristöönsä ja työ­yh­tei­söönsä, pääsee perille siinä vallitsevista työskentelytavoista sekä harjaan­tuu pohtimaan työstä nou­sevia ky­symyksiä. Perehdyttä­misen perustavoitteina ovat uuden työntekijän pappis­identiteetin vahvis­ta­­mi­­nen ja edel­lytys­ten luominen papin virassa tarvitta­van ammattitaidon jatkuvalle kehittämiselle. Asian­mu­kai­ses­ti toteutettuna perehdyttäminen edistää sitä, että kirkolla on pal­ve­luk­­ses­saan sitoutuneita, moti­voituneita, työnsä hallitsevia ja yhteistyöhön kykeneviä työn­te­ki­jöitä.

Työ­kult­tuuria seurakunnassa luovat sekä näkyvät että ns. hiljaiseen tietoon nojaavat normit. Näiden tunteminen edes­aut­taa uuden työntekijän sopeutumista työympäristöönsä. Uuden työntekijän perehdyttäminen kehittää hä­nen yk­silöllisiä työtaitojaan ja ammatti-identiteettiään, mutta samalla koko työyhteisön yhteis­työ­tai­dot ke­hittyvät. Näin perehdyttämisvaihe tarjoaa mahdollisuuden myös yhteisön toimintakulttuurin tarkas­te­­luun.

Espoon hiippakunnassa virkaan vihittävät papit saavat ordinaatiokoulutuksen yhteydessä ohjeis­tuksen perehtymisestä papin virkaan sekä lomakkeen, johon kirjataan näkyville ensimmäiseen työpaikkaansa tulevan papin perehdyttä­mis­suunnitelma. Allekirjoitettua lomaketta käytetään myös todistuksena perehdyttämisohjelman suo­rittamisesta, mikä puolestaan on edellytyksenä pastoraalitutkinnon suorittamisen aloittamiselle. Ohjeis­tus sisältää selvityksen asioista, jotka hyvin hoidetussa perehdyttämisessä on otettava huomioon. Näitä ovat: perehdyttämissuunnitelman laatiminen ja asianmukainen vastaanotto; tutus­tuminen työympäristöön; perehtyminen palvelussuhteeseen liittyviin määräyksiin ja kysymyksiin sekä henkilöstöasioi­hin; opastus konkreettisiin työtehtäviin; opastus teologin ammattitaidon kehittämi­seen sekä koulutuksen ja työnohjauksen mahdollisuuksiin; tutustuminen seurakunnan hallintoon ja päättä­viin elimiin sekä toiminta- ja taloussuunnitteluun; tutustuminen seurakuntatyön eri sektoreihin ja yhteistyökumppaneihin. Ohjeistus voi siten palvella laajemminkin aineistona, jota seurakunnassa voidaan hyödyntää uusia työntekijöitä vastaanotettaessa. Perehdyttäjän nimeämisen tulee näkyä seurakunnan antaman vokaation yhteydessä.

Nuoriso- ja rippikoulupappien työolot

Erityisesti nuoriso- ja rippikoulupapit kokevat tavallista useammin uupumusta. Yksi luonnollinen syysuhde liittyy siihen, että nuoriso- ja rippikoulupapit ovat usein nuoria ja vastavihittyjä pappeja. Tällöin kokemusta on vielä vähän. Kuitenkin myös työn järjestelyllä voidaan heidän tilannettaan sekä lievittää että myös vaikeuttaa.

Nuoriso- ja rippikoulutyön keskeinen piirre liittyy työn laajuuteen. Työaloina ne vievät yleensä papilta enemmän aikaa kuin muut seurakuntien työalat. Työ painottuu iltoihin ja leirivuorokausien määrä on suurempi kuin muilla papeilla. Sen vuoksi on tärkeää pohtia nuorisopappien osallistumista yleiseen seurakuntatyöhön. Mikäli messut ja toimitukset jaetaan tasan, on olemassa vaara, että nuoriso- ja rippikoulupapin kokonaistyömäärä muodostuu suuremmaksi kuin muiden pappien.

Asiaan on mahdollista vaikuttaa esim. siten, että hänet vapautetaan työnjakokirjassa joistakin työtehtävistä tai hänelle annetaan vähemmän toimituspäiviä kuin muille. Seurakunta voi pohtia myös uusia omia tapoja ottaa asia huomioon. Lopuksi on tärkeää seurata, miten messut ja kirkon pyhät toimitukset ovat pappien kesken jakautuneet vuoden aikana. Olennaista on, että työ jaetaan tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti.

Työalavastuu

Vastavihittyä tai määräaikaista pappia ei ole syytä asettaa heti työalansa vastaavaksi henkilöksi, ellei hänellä ole siihen riittävää kokemusta tai muuten riittävät edellytykset. Uuden papin ajasta menee suuri aika perustehtävien opetteluun. Määräaikaisen papin pitää lisäksi oppia uuden työpaikan tavoille. Työala- tai muu johtamisvastuu olisi hyvä antaa vasta riittävän perehtymisen jälkeen.

Työnjako

Olennaista koko työyhteisön kannalta on, että työ jaetaan tarkoituksenmukaisesti, tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Papit ja lehtorit jakavat työn keskenään ja laativat työnjakokirjan. Työ voidaan jakaa muun muassa työalojen, erillisten tehtävien tai aluejaon perusteella. Työnjakokirja laaditaan ja allekirjoitetaan yhdessä. Kyseessä on yhteinen sopimus. Mikäli työnjaosta ei päästä sopimukseen, asian ratkaisee tuomiokapituli. Työnjakoon tulee liittyä työn määrän ja vaativuuden seurantaa.

Työnjakokirjassa jaetaan työn laajat linjat, vastuut ja velvollisuudet. Työnjakokirja on siten merkitykseltään strateginen. Kirkkoherralla esimiehenä on työnjakokirjan rinnalla aina kussakin tilanteessa operatiivisten työtehtävien antamiseen ja jakamiseen liittyvä oikeus.

Koulutus ja spiritualiteetti

Erityisesti määräaikaisten pappien on vaikea päästä koulutukseen. Tämä koskee paitsi pastoraalitutkintoa myös muuta koulutusta. On toisaalta ymmärrettävää, että seurakunta ei halua panostaa työntekijään, joka ei mahdollisesti paljonkaan ehtisi hyödyntää koulutustaan kyseisessä seurakunnassa. Erityisesti pastoraalitutkinnon suorittaminen on kuitenkin uudelle papille tärkeää. Sen vuoksi seurakuntia kannustetaan huolehtimaan siitä, että koulutussuunnitelmassa on paikka myös seurakunnan määräaikaiselle papille. Määräaikaisten pappien koulutuksesta huolehtiminen on koko kirkon etu. Seurakunta voi anoa koulutusavustusta, mikäli sillä on taloudellisia vaikeuksia huolehtia määräaikaisten työntekijöitten koulutuksesta.

Vastaavankaltainen ongelma koskee spiritualiteettiä ja retriittiin tai sen kaltaiseen hengellisen elämän hoitamiseen tarkoitettuihin tapahtumiin pääsyä. Myös määräaikaisen papin on tarpeen saada samankaltaista spiritualiteetin tukea kuin muutkin seurakunnan työntekijät.

Vapaapäivät ja työaikasuunnittelu

Uudet ja määräaikaiset papit uhraavat usein vapaapäiviään. Tämä johtuu siitä, että työn suunnittelu ja seurakunnan tapojen oppiminen vie aluksi paljonkin aikaa. Lisäksi uudelle papille ei ole vielä kehittynyt ajanhallinnan taitoja.

Mikäli kirkkoherra määrää välttämättömiin ja kiireellisiin töihin vapaapäivänä, vapaapäivän saa korvata. Uuden työntekijän työtaakka on hyvä mitoittaa siten, että suunnittelu- ja valmistelutyöt eivät jää vapaapäiville. Esimiehen tehtävänä on työturvallisuuslain perusteella huolehtia ja seurata, että työaikalain ulkopuolisten työntekijöiden on mahdollisuus pitää vapaapäivänsä.

Jo perehdytyksen yhteydessä on hyvä kiinnittää huomiota papin työaikasuunnitteluun, jolloin on syytä ottaa huomioon myös työtehtävien valmistautumiseen menevä aika. Kiireelliset ja yllättävät tilanteet usein sotkevat aikatauluja, mutta papin työn tärkeä osa liittyy työajan hallintaan. Uuden papin on huolehdittava niin yksinkertaisista asioista, että lepoaikaa jää myös jokaisena työpäivänä riittävästi ja että ehtii syödä hyvin.

Vuosiloma

Määräaikaisilla papeilla jää usein vuosiloma pitämättä. Vanhan virkamääräyksen päättyessä loma jää lyhyeksi tai se maksetaan rahana. Useat määräaikaiset papit eivät ole pitäneet moneen vuoteen kunnon lomaa.

Virkamääräyksen päättyessä tulisi huolehtia siitä, että henkilö saa pitää lomaa. Mikäli vanhan virkamääräyksen loma maksetaan lomakorvauksena, uuden työnantajan tulee huolehtia, että saatua lomakorvausta vastaan henkilö voisi pitää palkatonta lomaa vuosilomansa yhteydessä. Tämä yhdessä uudessa työpaikassa ansaitun loman kanssa antaisi ehkä riittävän lomajakson.

Nykyinen virkaehtosopimus ei periaatteessa salli lomakorvauksen siirtämistä seurakunnasta toiseen. Mikäli se olisi mahdollista, entinen seurakunta voisi maksaa lomakorvauksen uudelle seurakunnalle ja uusi seurakunta myöntäisi vuosiloman ottaen huomioon myös aikaisemmassa seurakunnassa suoritetun palveluksen. Nykyisessä virkaehtosopimusjärjestelmässä asian huolehtiminen jää viranhaltijan vastuulle.

Määräaikainen tai uusi työntekijä voi joutua vuosilomaa määrättäessä jonkinlaisen nokkimisjärjestyksen uhriksi. Seurakunnissa tulisi laatia oikeudenmukaiseen lomakiertoon sisältyviä periaatteita, ellei niitä jo ole toteutettu. On myös huolehdittava siitä, että lomat limittyvät riittävästi, ja että kunakin hetkenä on seurakunnan kokonaistyövoimaan nähden riittävästi työntekijöitä töissä.

Tuomiokapitulin menettelytavat

Tuomiokapituli huolehtii hiippakuntansa papinvirkoihin liittyvistä asioista ja seuraa papistonsa tilannetta yleisesti. Tuomiokapitulin tehtävänä on myös omalta osaltaan huolehtia sekä hiippakunnan seurakuntien että koko papiston hyvinvoinnista.

Tuomiokapitulissa on ajantasainen luettelo määräaikaisissa palvelussuhteissa olevista papeista. Suuri osa määräaikaisista virkamääräyksistä johtuu lakisääteisistä virkavapauksista. Niiden osalta tuomiokapituli on sidottu viranhaltijoitten oikeuksiin, eikä tuomiokapitulilla ole paljonkaan harkintavaihtoehtoja. Muilta osin tuomiokapituli pyrkii huolehtimaan siitä, että työttömiksi jäävillä papeilla olisi työlleen jatkoa, ja että se järjestyisi mahdollisimman läheltä. Koska papin tehtävät ovat seurakunnissa, tuomiokapitulilla ei ole mahdollisuutta vaikuttaa papinvirkojen vapautumiseen seurakunnissa.

Määräaikaisista papeista huolehtiessaan tuomiokapituli neuvottelee aktiivisesti seurakuntien kanssa. Seurakuntapastorin viran täyttö edellyttää tuomiokapitulin ja seurakunnan yhteistyötä. Täytettäessä seurakuntapastorin virkoja tai sijaisuuksia tuomiokapituli tarkastelee aina myös määräaikaisten pappien virkasuhteita. Järjestelmä mahdollistaa joustavasti myös seurakunnan vaihtamisen, mikäli se on muutoin järjestettävissä. Seurakuntapastorin tehtäviä täytettäessä vihityt oman hiippakunnan papit ovat periaatteessa etusijalla. Tuomiokapituli tosin aina harkitsee tarkasti viran vaativuuteen ja pätevyysvaatimuksiin liittyviä seikkoja.